Sivusto ei tue käyttämääsi selainta. Suosittelemme selaimen päivittämistä uudempaan versioon.

Sähköposti-helvetti

Lisätty 11.10.2014

Kevään ja alkaneen syksyn aikana on koulutuksissamme keskusteltu vilkkaasti sähköpostin merkityksestä työajan kuluttajana.

Itse heräsin miettimään tätä problematiikkaa kevään seminaarimatkan jälkeen. Kuinka suuri osuus työpäivästäni kuluu inboxissa suhaamiseen? Selvää on, että suuri osa työntekoon liittyvästä informaatiosta tulee sähköpostitse, mutta mikä osuus tulevasta postista OIKEASTI vaatii minulta välitöntä reagointia? Onko minun avattava ja luettava kaikki viestit tietääkseni mihin on reagoitava ja mikä on työni kannalta olennaista informaatiota? Eikös tuo "turhien" tai ei-kiireellisten viestien lukeminen olekin ihan selvää HUKKAA?

Amerikkalaiset ovat jo heränneet tutkimaan tätäkin. Forbes julistaa, että "E-mail is the leading cause of preventable productivity loss in organizations today." Työajasta kuluu 20 - 50 % sähköpostien lukemiseen ja vain 7,5 % saapuneista viesteistä vaatii meiltä välitöntä reagointia. Meillä ei oikein ole hyviä käytäntöjä eikä standardeja sähköpostin kanssa työskentelyyn, vaan luotamme maalaisjärkeen. Sähköposti on kuitenkin aika monessa kahvipöydässä valituksen aiheena.

 

Osa sähköpostin lähettäjistä antavat viestilleen tärkeän-statuksen punaisen huutomerkin muodossa. Tuolloin nuo viestit on helppo havaita inboxista ja reagoida nopeasti. Mutta sitten tietenkin on myös niitä kaiffareita, jotka kokevat kaiken lähettämänsä olevan niin äärimmäisen tärkeää, että merkitsevät kaikki viestinsä huutomerkillä.

Entäs sitten jakelulistat? Onko kaikkea ihan välttämätöntä lähettää mahdollisimman monelle, varmuuden vuoksi? Ja pitääkö viestiin aina vastata reply to all-nappulalla?

Ohjeita ja käytännön vinkkejä odottaen,

 

Talentiimin Kirsi